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テレワークでのコミュニケーション コツその1

こんにちは!
FAITH(フェイス)小川由佳です。

コロナ禍でテレワークが急増しているようです。

そして、それに伴って、
テレワークでのコミュニケーション
(リモートでのコミュニケーション)
に関する悩みを、最近見聞きするようになりました。

このお悩みに対して
何かしらお役に立てたらいいなということで、
今回、リモートでのコミュニケーションについて
書こうと思います。

というのは、私自身、過去リモートワークの経験がけっこう長く
いろいろとコミュニケーションに試行錯誤してきた経緯がありまして。

私はコンサルティング会社勤務時代、
クライアント企業に対するシステム導入や業務改革のプロジェクトチームを
マネージャーとしてリードする役割を担っていました。

マネージャーとして複数プロジェクトを抱えると、
普段、プロジェクトメンバーと同じ場所にいる
ということがなかなか難しくなります。

私はオフィスにいて
プロジェクトメンバーは顧客先に常駐
ということが多々あるのですね。

更にいうと、私が関わっていたプロジェクト、
特にシステム導入のプロジェクトでは、

クライアント企業さんの、
データを扱う情報システム部や
業務でそのシステムを使用する部門等の皆さんも
プロジェクトメンバーとして
プロジェクトに巻き込む必要があります。

とはいえ、
クライアント企業の皆さんのホームベースはご自身の職場。
よって、これらの方々とお会いできる機会は、
自分の会社のメンバー以上に、少なくなります。

そのような環境下、
どうやってメンバーとコミュニケーションを取り
チームとして効果的に仕事をしていくのか?
いろいろと悩み試行錯誤した記憶があります。

テレワーク

まず最初、プロジェクトを立ち上げるときに大事なのは
「コミュニケーションの方針&方法」を決めて、
プロジェクトメンバーや関係者と合意を取ることです。

つまり、リモートワークが生じる前に、
そもそもリモートワーク上、
メンバー同士がどうコミュニケ-ションを取るのか、
決めてしまうのです。

当時、「コミュニケーションの方針&方法」
として以下のような項目を決めていました:

・共有すべき情報、書式、内容、詳細度など
・その情報を共有する目的
・その情報を共有する時期と頻度
・情報を発信する担当者
・情報を受け取る対象者
・情報共有の手段(会議やメール等)
 など

こうすることで、
業務を円滑に進行するための
チームの「公式なコミュニケーション」が明確になります。

言い換えると、
ホウレンソウに関する取り決めをするということですね。

では、リモートでチームとして仕事をするにあたり、、
「コミュニケーションの方針&方法」
を決めて、それに従ってさえいれば、いいのでしょうか。

そんなことはないですね。

ここまででお話ししたコミュニケーションとは
言ってみれば、「論理面のコミュニケーション」です。

「理性的なコミュニケーション」と
言ってもいいのかもしれません。

でも、人には、理性だけでなく、感情というものがあります。

チームとして、一体感をもって
仕事をするためには、
感情面にも配慮する必要があります。

では、その「感情面」に配慮したコミュニケーションを
リモートという環境下でどうとればいいのか。

次回は、これについて書きたいと思います^^

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